Peppol e-facturatie: wat het is en voor wie het verplicht is

De manier waarop bedrijven in Belgie facturen versturen is sinds 2026 veranderd. Een PDF per e-mail volstaat niet meer voor zakelijke facturen: die moeten voortaan als gestructureerde elektronische factuur via het Peppol-netwerk worden verstuurd. In dit artikel leggen we uit wat Peppol precies is, voor wie het verplicht is en wat het voor jou als verhuurder betekent.

Wat is Peppol?

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is het officiele Europese netwerk om facturen en andere documenten veilig en gestructureerd tussen bedrijven uit te wisselen. In plaats van een PDF die je zelf per mail verstuurt, wordt de factuur machineleesbaar rechtstreeks bij de boekhouding van de ontvanger afgeleverd. Beide partijen gebruiken een erkende Peppol-toegangspunt, waardoor de factuur automatisch en foutloos verwerkt kan worden.

Wat is een gestructureerde e-factuur?

Een gewone PDF is voor een computer eigenlijk gewoon een afbeelding van een factuur. Een gestructureerde e-factuur (in het formaat UBL) bevat de gegevens in een vast, leesbaar dataformaat: bedragen, btw, klantgegevens en factuurlijnen staan in aparte velden. Daardoor kan de software van de ontvanger de factuur automatisch inboeken zonder overtypen, en zonder fouten.

Voor wie is Peppol verplicht?

Sinds 1 januari 2026 is gestructureerde elektronische facturatie via Peppol in Belgie verplicht voor B2B-transacties: facturen tussen btw-plichtige ondernemingen onderling. Concreet betekent dit:

• ✓Verstuur je facturen aan andere btw-plichtige bedrijven (B2B)? Dan moet je die via Peppol als gestructureerde e-factuur versturen.
• ✓Ben je zelf een btw-plichtige onderneming? Dan moet je ook e-facturen kunnen ontvangen via Peppol.
• ✓Werk je met een zakelijke klant, bijvoorbeeld een bedrijf dat een vakantiehuis of voertuig huurt voor personeel of een event? Dan valt die factuur onder de verplichting.

En facturen aan particuliere gasten (B2C)?

De Peppol-verplichting geldt in eerste instantie voor B2B: transacties tussen bedrijven. Voor facturen of bonnetjes aan particuliere gasten (B2C) geldt de Peppol-verplichting voorlopig niet. Toch is het slim om je administratie nu al volledig digitaal en gestructureerd te hebben, zodat je klaar bent voor toekomstige uitbreidingen van de regelgeving en je boekhouding sowieso soepeler verloopt.

Wat betekent dit voor jou als verhuurder?

Verhuur je kamers, vakantiehuizen of voertuigen, dan krijg je vroeg of laat te maken met zakelijke klanten en met je eigen leveranciers. Je moet dus zowel gestructureerde e-facturen kunnen versturen als ontvangen. Dat handmatig regelen is omslachtig; met de juiste software gebeurt het automatisch.

Hoe Mikaflow dit voor je regelt

Mikaflow maakt na elke boeking automatisch een correcte factuur aan en kan die rechtstreeks als gestructureerde e-factuur via het officiele Peppol-netwerk versturen. Ook creditnotas bij annuleringen worden automatisch aangemaakt en verstuurd. Je facturen zijn meertalig, je houdt daarnaast gewone leesbare PDFs die je kunt downloaden, en je exporteert alles naar CSV of Excel voor je boekhouder. Zo blijf je moeiteloos in orde met de wetgeving, zonder extra administratief werk.

Wil je zien hoe geautomatiseerde Peppol-facturatie voor jouw verhuur werkt? Maak een gratis account aan en test Mikaflow 14 dagen vrijblijvend, zonder betaalkaart.